Lo smart working oggi è un modo di lavorare utilizzato da sempre più persone, che sia per una scelta di vita quando possibile, per sfuggire allo stress del recarsi in ufficio, o che sia per necessità sopraggiunta, questo metodo ha preso sempre più piede da una decina d’anni a questa parte ed è esploso del tutto con la pandemia.
Sempre più aziende stanno diventando smart, ma se prima era un concetto innovativo e poco utilizzato, oggi la tecnologia a disposizione rende possibile la connessione con clienti e colleghi da qualunque posto e in qualunque parte del globo con il massimo livello di produttività.
Una vera novità, un cambiamento culturale che ha rivoluzionato il concetto stesso del lavoro, permettendo anche la fruizione dello stesso da tutte quelle categorie di lavoratori fragili che altrimenti non avrebbero la possibilità di continuare a svolgere il loro ruolo. Lo stesso Ministero del Lavoro garantisce ai cosiddetti lavoratori agili la stessa parità di diritti e trattamento economico di quelli che seguono i canali ordinari.
Per favorire poi questo metodo la Pubblica Amministrazione è oggi libera di ricorrervi senza limitazioni di sorta, a patto che ciò non influisca con la somministrazione dei servizi, la loro continuità e l’efficienza di tutti gli uffici che volessero ricorrervi, come abbiamo visto in questi difficili mesi appena trascorsi che hanno ridisegnato il mondo del lavoro.
Per uno smart working efficiente e produttivo, però sono necessari i giusti strumenti: ultimamente ne sono nati tantissimi, mentre quelli già preesistenti sono stati migliorati o sensibilmente rivoluzionati per far fronte alle attuali esigenze. Questa guida ha lo scopo di elencarvi proprio le 5 migliori piattaforme complete per smart working e produttività.
Cos’è lo smart working
Questo modello di lavoro offre la possibilità di non avere più un luogo o un orario di lavoro fisso nel senso stretto del termine, nessun ufficio ma la massima autonomia per organizzare i propri tempi e offrire la massima resa, avendo a disposizione però gli strumenti adatti, e in questo vengono in aiuto le piattaforme free o a pagamento che si moltiplicano sempre più, attraverso le quali è possibile programmare lo smart working al meglio. Vediamo nel dettaglio alcune di esse.
Migliori piattaforme per smart working e produttività
Le piattaforme di smart working più utili sono a nostro avviso quelle che offrono i seguenti servizi.
- Ambiente di lavoro: attraverso delle stanze organizzate in cui chattare con i propri colleghi, alcune piattaforme per smart working e produttività riescono a creare un vero e proprio ufficio virtuale in cui confrontarsi senza la necessità della presenza fisica di ciascuna persona.
- Riunioni: in tempi di Covid-19 si è compresa al massimo l’utilità di potersi riunire anche online. In molte piattaforme per lo smart working è possibile effettuare riunioni virtuali in videochiamata con tanti partecipanti. Questa caratteristica rende una piattaforma decisamente più invitante delle altre per lavorare.
- Condivisione di file: un efficiente sistema di condivisione di file, contenuti multimediali e documenti all’interno del team dell’azienda utilizzando solo la connessione a internet è un elemento fondamentale nello smart working.
- Bacheca: ci sono piattaforme che offrono un determinato servizio molto utile in ambito lavorativo, ossia una bacheca in cui si possono annotare ed assegnare tutti i task da completare all’interno dell’azienda o dell’organizzazione.
- Cloud: uno spazio cloud in cui tutti i membri possono memorizzare i loro file è sempre cosa molto utile.
- Integrazione con altre piattaforme: quando una funzionalità non è presente su una piattaforma, l’integrazione con un servizio di terze parti può rappresentare il perfetto completamento della piattaforma e farla così diventare perfetta.
Naturalmente ci sono tante altre caratteristiche e funzionalità utili nelle piattaforme per smart working e produttività: vi abbiamo elencato le più importanti. Passiamo ora alla top 5 delle piattaforme migliori che includono anche le suddette caratteristiche.
Microsoft Teams
Tra le migliori piattaforme smart working gratis la prima da menzionare è quella offerta dal gruppo Microsoft, che prende il nome di Teams, la quale attraverso chat, video e chiamate private o di gruppo, permette l’interazione tra i componenti di un gruppo di lavoro che possono archiviare e condividere senza limiti documenti utilizzando anche alcune applicazioni come Office.
Basta creare un team aggiungendo persone e canali e tutto ciò che verrà prodotto durante una riunione resterà a disposizione nella chat per avere tutto sotto mano, anche dal proprio dispositivo mobile, per questo motivo è tra i software gratis per smart working e condivisione più utilizzati.
Slack
Tra le app per smart working al secondo posto troviamo Slack, che fa concorrenza alla Microsoft Tems ma che nella sua versione free ha meno funzioni, sebbene permetta ugualmente la creazione di team suddivisi in canali, ovvero diversi progetti, per differenziare le mansioni o i gruppi di lavoro.
Qui gli utenti potranno scambiarsi documenti e avviare chat, chiamate e videochiamate, ma non di gruppo, per quelle occorre la versione a pagamento. In ogni caso è utile per semplificare, utilizzando una piattaforma centrale, la comunicazione tra singoli collaboratori e gruppi di lavoro.
Google Workspace
La vecchia G-Suite, che ha cambiato nome in Google Workspace, fornisce un’insieme di app e servizi utili per il business, con la possibilità di accedervi da qualunque dispositivo poiché i dati vengono conservati in cloud; inoltre viene utilizzato da tutti lo stesso file sempre sincronizzato, quindi un’unica versione di ogni documento, per questo risulta tra le migliori piattaforme utili per lo sharing.
Non da ultimo permette la creazione, attraverso una versione di G-mail, di dare vita per ogni collaboratore a delle caselle di posta con il dominio della propria azienda, in maniera professionale.
Attraverso il calendario poi si possono pianificare le riunioni seguendo gli impegni di ognuno, con un semplice invio automatico di e-mail. Inoltre con un semplice click quella che è una riunione si può trasformare velocemente in una videoconferenza; il tutto con l’assistenza Google sempre a disposizione per ogni evenienza.
Trello
Altro software per smart working ampiamente utilizzato in Italia è Trello, un software web di collaborazione formato da bacheche che a loro volta contengono liste e schede, da dedicare a singoli collaboratori o gruppi.
In questo modo si può avere tutto sott’occhio suddividendo il lavoro in da fare, in esecuzione e fatto, così da monitorare lo stato di avanzamento. È possibile allegare documenti alle singole schede senza ulteriori app e tutto questo in maniera facile e intuitiva.
Zoom
Si è fatta sempre più spazio soprattutto negli ultimi mesi Zoom, che anche nella sua versione free permette la fruizione dei principali comandi per creare e assistere con pochi click a videoconferenze. È una piattaforma intuitiva utilizzata per webinar, videochiamate di gruppo e anche corsi didattici e permette anche la registrazione delle sessioni, utile per visualizzarle con calma successivamente.
Nell’universo dello smart working per venire incontro alle aziende sono nate un’infinità di piattaforme per la condivisione e la collaborazione, e le versioni free come abbiamo visto spesso non hanno nulla da invidiare a quelle a pagamento.
